FILIERE	GRADE
Médico-administrative	Assistant Médico Administratif / Adjoint administratif
INFORMATION DU SERVICE
Service de rattachement hiérarchique	Direction de la Qualité, de la Gestion des Risques et de la Patientèle
MISSIONS DU POSTE
=> Saisie	– Saisie prioritaire des comptes rendus médicaux d’hospitalisations pour remise du courrier au patient, à sa sortie – Saisie des courriers de consultations de la spécialité – Saisie des comptes rendus opératoires et du code de l’acte renseigné par le chirurgien (pour la spécialité concernée)
=> Validation des courriers	– Hospitalisation : veiller à la validation numérique du courrier avant la sortie du patient – Consultation : veiller à la validation numérique du courrier avant envoi aux correspondants – Insérer un exemplaire papier du courrier validé, dans le dossier médical.
=> Accueil téléphonique	– Prise des appels téléphoniques externes (prise de RDV, demandes de renseignements, etc.) – Gestion des appels téléphoniques internes (demandes de dossiers, etc.)
=> Accueil physique	– Prise en charge de l’accueil et programmation des RDV
=> Gestion des rendez-vous de la spécialité	– Prise des RDV demandés au cours d’un appel téléphonique – Prise des RDV demandés à la sortie d’une hospitalisation ou d’une consultation – Programmation d’un bloc demandé au cours d’une hospitalisation (pour la spécialité concernée) – Lien avec le corps médical de la spécialité pour la coordination des agendas et des RDV en attente –  Vérification du listing EPC pour toute prise de RDV dans sein du CH de Douai
=> Archivage	– Classer les dossiers à archiver par MOIS de naissance
=>  Gestion des dossiers médicaux	– Rangement des dossiers médicaux, – Localisation du dossier (dans le secrétariat ou salle de soins), – Vérification si le dossier est complet (courriers de consultations, courriers de sortie, résultats,…), sinon taper les documents en attente – Rangement du dossier – Transmission dans le secteur demandeur
=> Tri des courriers et résultats médicaux	– Ouverture du courrier et tri                                                                                                                    –  Gestion des mails – Mise à disposition du médecin ou ventilation dans le dossier médical – Intégration dans le DMC, des résultats reçus au format dématérialisé, via une boite organisationnelle
=> Gestion des entrées dans le service	– Edition quotidienne des listes des entrées des patients non programmés dans le service, – Localisation du dossier et réclamation si besoin dans le service concerné. Si le dossier se trouve aux archives, faxer la liste des dossiers concernés, clairement identifiés                                                                                                                                                                           – Anticipation de la préparation des dossiers pour les patients programmés
=> Mise à jour des protocoles	– Mise à jour des protocoles de prise de RDV de la spécialité et validation par le corps médical
=> Gestion des agendas	–  Paramétrage des agendas selon les disponibilités médicales (ouverture, fermeture ou création de plages)
INDICATEURS DE PERFORMANCE
– Retard dans le classement des résultats – Taux de réponse aux appels téléphoniques > à 80% – Hospitalisation : Délai de Prise en Charge à la sortie du patient – Consultations : Délai de Prise en Charge – Veille à la validation des courriers médicaux – Satisfaction et respect des attentes des praticiens pour la prise des RDV
SPECIFICITES DU POSTE
=> Horaires	Amplitude 8h-17h30
=> Polyvalence	Turn over sur les différents postes de SAISIE, TELEPHONIE, LOGISTIQUE, CRO, selon l’organisation du secrétariat.
FORMATIONS ET COMPETENCES REQUISES
=> Formations	Baccalauréat
	Diplôme de secrétaire médicale
=> Savoir	– Connaitre le classement d’un dossier médical – Connaitre l’organisation du service et le personnel médical                                                                      –  Maîtrise de l’orthographe et de la grammaire
=> Savoir-faire	– Assurer la gestion médico-administrative du service – Maitrise des outils informatiques et logiciels concernés – Appliquer les procédures – Programmer des RDV – Qualités d’accueil                                                                                                                                             –  Base de la terminologie médicale
=> Savoir-être	– Ecoute des usagers – Esprit d’équipe et d’entraide – Equité – Dynamisme – Organisation dans le travail – Réactivité – Ponctualité – Bonne présentation – Neutralité professionnelle – Respect du secret professionnel – Diplomatie – Savoir travailler en équipe

Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser, sous la référence ” 2024-49″ à :

Centre Hospitalier de Douai

DRH

Route de Cambrai

BP 10740

59500 DOUAI Cedex

 

ou par mail:

drh@ch-douai.fr