Gestionnaire Administrative
Direction de la Stratégie
Autorisations Contractualisation Coopération
Définition du poste :
Sous la responsabilité du Directeur des Affaires Médicales, des coopérations et d’appui à la stratégie, et de la Responsable Stratégie
En collaboration et soutien à la Responsable Stratégie, la gestionnaire administrative Stratégie assure le suivi administratif en matière de stratégie et de développement des coopérations et des partenariats.
Missions générales et administratives :
- Coordination et suivi du courrier et des mails
- Gestion des envois par courrier
- Rédaction et mise en forme de courriers, notes, documents
- Elaboration, mise en place et actualisation d’outils de suivi
- Collecte de données
- Gestion de l’agenda « Stratégie », programmation de réunion
- Rédaction de compte rendu de réunions
- Planification des instances, participation et réalisation des comptes rendus
Missions Spécifiques :
Stratégie et projets médicaux :
- Participer à la coordination des projets (médical et d’établissement)
- Rédaction du projet d’établissement
- Participer à la coordination et à l’organisation du suivi des contrats pluriannuels d’objectifs et de moyens pour les pôles et les directions fonctionnelles par thématique proposé par l’ARS.
- Réalisation de diagnostic (avoir une connaissance élargie des activités interne à l’établissement et des activités du territoire)
- Organiser des points de suivis DIM/ DAF et assurer le suivi des différents projets et des éléments diagnostic
Suivi des conventions et coopérations :
- Gestion administrative
- Création d’outils de suivi
- Suivi des conventions et présentation d’un bilan annuel
- Faire des propositions de rédactions
Dossiers d’autorisation :
- Préparation des dossiers : organiser les collectes de données auprès des équipes et directions concernées.
- Pré rédaction des données
- Gestion administrative des dossiers de demande et de renouvellement d’autorisation d’activités de soins et de labélisation de l’établissement
- Collecter des données
- Préparation des visites de conformité
Appels à projets :
- Gestion du comité de projet :
- Programmation des réunions
- Saisir les directions et les équipes concernées
- Actualiser le tableau de suivi des projets
- Mettre en place des plans d’actions
- Rédaction des appels à projets et/ou demande de subvention en lien avec la Responsable Stratégie et en lien avec les pôles et les équipes concernées
Programmes d’éducation thérapeutique du patient :
- Préparation des déclarations des nouveaux programmes ETP
- Préparation des déclarations des demandes de renouvellement de programme
- Suivi des rapports d’activités, annuel et quadriennal
Enquêtes :
Enquêtes de l’ARS, FHF, OR2S, DRESS.
Coordination interne des demandes de remontées d’informations auprès des différentes directions, encadrement, chef de pôles.
Rapport d’activité :
- Coordination interne des demandes de rapports d’activités :
- Pôle gériatrique / CPEF / EMSP / PFR
- …
Déclaration :
- Déclaration des protocoles de coopération ou autres activités nécessitant des déclarations administratives
Lien Ville Hôpital :
- Participer à l’organisation des événements ville hôpital
- Travailler en collaboration avec la Direction de la communication, sur la communication des événements.
Aptitudes :
- Dynamisme et implication professionnelle
- Capacité à travailler en autonomie
- Adaptabilité et réactivité
- Capacité d’analyse de la situation et des enjeux
- Rigueur administrative
- Aisance à l’utilisation des outils bureautiques
Savoir être :
- Sens de la confidentialité et de la discrétion
- Sens de la diplomatie
- Sens du travail en équipe
- Aisance relationnelle
- Capacité d’adaptation et de disponibilité
Profil recherché :
- Formation de niveau Bac +2
- Compétences techniques : Word, Excel (avancé), Power Point,
- Une expérience sur une fonction similaire et une connaissance de l’environnement hospitalier seraient un plus
Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser, sous la référence ” 2024-45″ à :
Centre Hospitalier de Douai
DRH
Route de Cambrai
BP 10740
59500 DOUAI Cedex
ou par mail:
drh@ch-douai.fr