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Famille de métier : Management, gestion et aide à la décision
Sous famille de métier : Ressources Humaines / Direction des Soins
Métier : Assistant(e) de Direction
Code métier :
Intitulé du poste
Ø Assistante de Direction DRH / Direction des Soins
Localisation
Ø Bâtiment MCO – 1er étage côté B, bureau n°2
Position du poste au sein de l’établissement
Ø Pôle : Management
Ø Service : DRH / Direction des Soins
Composition de l’équipe de travail
Ø Gestionnaires DRH
Ø Adjoints des Cadres
Ø Attachés d’Administration Hospitalière
Ø Directeur des Ressources Humaines
Ø Cadres de Santé
Ø Cadres Supérieurs de Santé
Ø Directeur des Soins
Contexte organisationnel
Ø 1 bureau
Rattachement hiérarchique/Rattachement fonctionnel
Ø N+1 Directeur des Ressources Humaines / Directeur des Soins
Référentiel statutaire du poste
Ø Catégorie : C
Ø Corps : Personnels administratifs
Ø Grade : Adjoint Administratif
Amplitude horaire
Ø 09h00-17h00 (coupure : 30 minutes)
Type de repos
Ø Fixe (samedi – dimanche)
Contraintes spécifiques associées au poste
Ø Travail sur écran
Ø Flux du public (interne, externe, partenaires, …)
ARCHITECTURE DU POSTE
Définition
Ø L’assistant(e) de Direction assure le secrétariat des Directeurs (prise de rdv, organisation de réunions), elle a également en charge le suivi de certains dossiers.
- Traitement en première intention des demandes de mouvements (mutations, disponibilités, détachements, etc…) pour avis des Directions Fonctionnelles
- Edition des réponses négatives aux demandes de mutations externes
- Accueil physique et téléphonique
- Classement et archivage numérique
- Gestion de l’agenda du DRH, du DS et en partie de l’agenda de l’AAH : prise de rdv, organisation de réunions, préparation des dossiers
- Gestion des dossiers de mutation interne : publication, réception des candidatures, organisation des entretiens, constitution des dossiers des jurys, courriers de réponses aux candidats, archivage numérique
- Publication d’offres d’emploi à l’externe : publication, enregistrement des candidatures, organisation des entretiens, réponses aux candidats
- Rédaction et diffusion des notes de service et notes d’information
- Publications intranet : formulaires CGOS, BEV, notes, documents élections, imprimés types DRH, référentiel RH, etc…
- Prise de notes et rédaction du PV lors d’entretiens disciplinaires ou pré-disciplinaires
- Prise de notes et rédaction du PV des instances (CSE)
- Création ou mise à jour de documents (organigrammes, modèles DRH, …), secrétariat support pour les Cadres Supérieurs de Santé
- Réservation de salles, cafés, repas, matériel informatique
- Mise à jour de la liste du personnel non médical pour le plan blanc
- Commande de fournitures et du papier, suivi du budget fournitures DRH
- Intérim accueil DRH : gestion des appels et du flux d’usagers du service. Informations premier niveau; signature des contrats, édition d’attestations simples pendant l’absence de l’agent d’accueil
- Gestion du matériel informatique DS (PC et vidéoprojecteurs)
- Organisation de la conférence des cadres
- Gestion des viviers : parution notes, réception des candidatures, organisation des entretiens, surveillance des tests, dossiers jurys, réponses aux candidats, archivage numérique
- Gestion des stages de l’IFSI-IFAS de Douai
- Gestion des demandes de TFE
- Organisation de la CSIRMT
- Organisation de la Réunion de Cadres de la Direction des Soins
- Organisation de la CSIRMT de GHT
- Organisation de la réunion CSS
- Participation à l’élaboration du rapport d’activité de la Direction des Soins
- Participation au suivi du projet de soins
- Participation au suivi du projet de soins GHT
- Participation à l’élaboration du projet de soins
- Organisation des élections pour le renouvellement des membres de la CSIRMT
- Organisation de la session annuelle d’évaluation des Cadres de Santé et Cadres Supérieurs de Santé, des psychologues et de l’équipe RH
- Gestion des gardes soignantes
- Mise à jour du tableau des référents des groupes de travail internes
- Secrétaire de l’antenne de prise en charge des victimes et des impliqués sur le plan blanc
- Mise à disposition de documentation pour les CS et CSS
- Relations avec les partenaires extérieurs
Ø Indicateurs de performance
Ø Documents de qualité et élaborés
Ø Entretenir des relations internes et externes de qualité
Ø Transparence
Ø Respect des délais
LES EXIGENCES DU POSTE
Conditions règlementaires d’exercice
Ø Aucune
Principales compétences requises
Ø Communication
Ø Organisation et fonctionnement interne de l’établissement
Ø Maîtrise de l’outil informatique et bureautique
Principaux moyens mis à disposition
Ø PC, téléphone, imprimante multifonction
Savoir-faire requis
- Classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Définir et utiliser les techniques et pratiques adaptées à son métier
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
- Communication / transmission
- S’exprimer en face-à-face auprès d’une ou plusieurs personnes
- Prise d’initiatives
- Gestion des priorités
- Respect des délais
- Force de propositions
- Autonomie
- Confidentialité
Savoir-être
- Adaptabilité
- Capacité d’analyse et de synthèse
- Ecoute
- Concentration
- Gestion des priorités
- Respect des délais
- Capacité à alerter en cas de difficulté
- Force de propositions
- Savoir anticiper les demandes/besoins
- Gérer ses émotions, son stress
Connaissances associées
| Thèmes | Niveau
de connaissance |
| Accueil téléphonique | 1 |
| Communication/relations interpersonnelles | 2 |
| Logiciel dédié à la gestion RH | 1 |
| Organisation et fonctionnement interne de l’établissement | 3 |
| Gestion du stress | 2 |
1 : connaissances générales
2 : connaissances détaillées
3 : connaissances approfondies
Relations professionnelles les plus fréquentes
internes : Directeur des Ressources Humaines et encadrants RH, Direction des Soins, Cadres Supérieurs de Santé, Cadres de Santé
inter-services : Directions fonctionnelles, l’ensemble des Cadres de l’établissement, agents.
externes : IFSI, Pôle Emploi, Mission locale, ARS, Autres CH, etc…
Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser, sous la référence “2023-53 Assistante DS DRH”, à :
Centre Hospitalier de Douai
DRH
Route de Cambrai
BP 10740
59507 DOUAI Cédex
Ou par mail : drh@ch-douai.fr